1- Préambule
Les présentes CGV et le devis établi par l’Hôtel constituent le contrat liant le Client et l’Hôtel. La réservation d’une manifestation ne devient définitive entre l’Hôtel et le Client que lorsque : Le Client a retourné à l’Hôtel par courrier les présentes CGV précédant le devis établi par l’Hôtel dûment datés, paraphés, signés, cachetés et portant la mention « bon pour accord ».
Toute réservation implique donc de la part du Client l’adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions et au devis qui les accompagne, à l’exception de tout autre document, tel que prospectus, documents commerciaux etc.…. L’Hôtel se réserve le droit d’annuler la manifestation tant que le contrat et l’acompte ne lui ont pas été adressés.
2- Organisation de la Manifestation
Hébergement :
Le client doit adresser par écrit à l’Hôtel la rooming list (liste nominative des participants à la convention et de l’attribution des chambres) au plus tard 15 jours avant la date d’arrivée prévue. Les chambres prévues sont mises à disposition des bénéficiaires à partir de 15 heures le jour d’arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à midi le jour du départ, tout dépassement de ce délai pouvant entraîner la facturation d’une nuitée supplémentaire au tarif public affiché. En cas de non disponibilité de l’Hôtel, ou en cas de force majeure, celui-ci se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement les participants dans un hôtel de proximité et de catégorie équivalente ou supérieure pour des prestations de même nature, les frais inhérents au transfert ou au surclassement restant à la charge de l’Hôtel, qui ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité.
Restauration :
Le Client doit préciser par écrit adressé à l’Hôtel le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas entre 3 et 7 jours ouvrables avant la date de début de manifestation (samedi et dimanche non inclus). Le Client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson ni aucune denrée alimentaire, sauf accord préalable. Il est ici précisé que la restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix.
Modification :
Le Client devra informer l’Hôtel avant la date d’arrivée, en cas de modifications du nombre de participants à la manifestation.
Si le Client souhaite augmenter le nombre de participants de la manifestation ou en prolonger la durée par rapport à ce qui a été prévu lors de la signature du contrat, l’Hôtel fera son possible pour donner satisfaction au Client mais ne pourra être tenu responsable s’il ne peut fournir les prestations supplémentaires.
Dans tous les cas, toute demande de modification des prestations par rapport au devis accepté doit être adressée par écrit à l’Hôtel. Faute d’acceptation de l’Hôtel, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le devis accepté.
Salon
En tout état de cause si le nombre de participants s’avérait inférieur au nombre prévu sur le devis, l’Hôtel se réserve le droit de modifier les salons réservés par le client. Cette modification de locaux à disposition ne saurait donner droit au versement d’une quelconque indemnité. Il est formellement interdit d’enfoncer des clous, des punaises, des agrafes ou de coller des adhésifs sur les portes et les murs. Les salons sont loués à la journée de 08h00 à 18h00 ou à la demi-journée de 19h00 à 23h00. Le client est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités), et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux. Le Client préviendra l’Hôtel de toute livraison de matériel. Le Client est tenu de retirer lui-même son matériel dès la fin de la manifestation.
3. Assurance
Le Client sera tenu pour responsable de tous les dégâts causés par lui-même, les participants ou, les invités de la manifestation et de toute disparition constatée dans les installations et le matériel de l’Hôtel, de même que des dommages causés à la personne et aux biens des autres clients.
L’Hôtel décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vol, dégradation, incendie...) affectant les biens de toute natures apportés par le Client ou les participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés.
Le Client doit donc assurer la garde de ses biens et matériels apportés par lui-même ou les participants,
4. Annulation
L’hôtel se réserve le droit d’annuler en totalité ou en partie le groupe si les conditions de paiement ne sont pas respectées.
Le nombre exact de participants devra être confirmé par écrit de manière définitive 72 heures au plus tard avant la manifestation. Ce nombre servira de base à la facturation.
Pour toute annulation totale ou partielle (diminution du nombre de participants ou de la durée de la manifestation), le Client est redevable de frais d’annulation représentant un pourcentage du chiffre d’affaires prévisionnel. Ce pourcentage varie en fonction du nombre de chambres annulées et de la date d’annulation selon la grille ci-dessous :
| Nombre de jours avant l’opération | Annulation de – de 10 participants | Annulation de 10 à 25 participants | Annulation de 26 participants |
| > 60 jours | 0% | 0% | 30% |
| de 60 à 30 jours | 0% | 30% | 50% |
| de 30 à 15 jours | 30% | 50% | 70% |
| de 15 à 3 jours | 50% | 70% | 70% |
| < 3 jours | 100% | 100% | 100% |
5. **Facturation
Le prix facturé par l’Hôtel au Client est celui dont il aura été convenu au jour de la conclusion du contrat majoré du coût des prestations supplémentaires non prévues initialement ou des prestations modifiées sur la demande du Client, ou encore d’une augmentation du nombre de participants présents. Dans tous les cas la facturation définitive ne sera pas inférieure au devis établi à la signature du contrat.
Le Client précisera à l’Hôtel l’adresse de la facturation et le nom de la personne en charge du règlement.
Les tarifs proposés pourront être modifiés si le nombre des participants effectifs est inférieur à 50% du nombre initialement prévu.
Les tarifs peuvent être majorés de la taxe de séjour dans certaines villes. Ils pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou réglementaire, susceptible d’entraîner des variations de prix tel que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc.
Conditions de Paiement :
Le paiement d’un acompte de 50% à la signature,
Un versement de 20% à 60 jours du séminaire,
Le solde, soit 30% sera versé à 30 jours en fin de mois après le séminaire.
6. Règlement
Tous les extras (minibar, blanchisserie etc. …) ou autres prestations réclamées par les participants en sus des prestations incluses dans le devis, doivent être réglés par eux sur place avant leur départ. En cas de non règlement, ces prestations seront facturées au Client qui est solidairement responsable de leur paiement.
Nos factures sont payables à réception. A défaut de règlement dans un délai de 10 jours après réception de la facture, le Client est redevable du paiement d’intérêts de retard calculés sur la base du taux légal en vigueur majoré de 2 points.
En cas de désaccord sur une partie de la facture, le client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée, et à indiquer par écrit à l’Hôtel, le motif de la contestation.
7. Réclamations et Litiges
Le Client doit adresser à l’Hôtel par lettre recommandée avec accusé de réception toute contestation ou réclamation dans un délai de 8 jours après le départ des participants. Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être satisfaite.
Tout litige ou différend né de l’interprétation ou de l’exécution du contrat relèvera de la compétence exclusive des Tribunaux.
8. Recommandation
Le Client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l’Hôtel, ce dernier se réservant le droit d’intervenir si nécessaire.
Le Client prendra garde à faire respecter par les participants et leurs invités l’ensemble des consignes et règlements de l’Hôtel (notamment l’interdiction de fumer dans les locaux à usage collectif) Le Client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’Hôtel ni ne portent atteinte à la sécurité de l’Hôtel ainsi que des personnes qui s’y trouvent.
Le Client doit obligatoirement faire une déclaration concernant les droits d’auteur, pour toute musique (Orchestre, disque, spectacle) à la SACEM (15, rue Paul Louis Courier 37 00 Tours – T 02 47 66 32 90).